Die Abgabe von Bachelorarbeiten, Masterarbeiten und anderen schriftlichen Arbeiten im Hochschul-Umfeld erfolgt in der Regel als PDF. Damit wird sichergestellt, dass das Abgabe-Format einheitlich ist und die Möglichkeiten zur nachträglichen Veränderung eingeschränkt sind.

Word in PDF umwandeln – so geht’s

Um ein Word-Dokument in eine PDF-Datei umzuwandeln, braucht man keine besondere Software mehr. Microsoft Word bietet von Haus aus die Möglichkeit, PDF-Dateien zu exportieren.

Um aus einer Word-Datei ein PDF-Dokument zu erstellen, gehtst du wie folgt vor:

1. Öffne das Word-Dokument in Word.
2. Klicke im oberen Menüband auf Datei.
3. Klicke im sich öffnenden Fenster im linken Menü auf Exportieren.
4. Im sich öffnenden Fenster ist der Dialog PDF/XPS-Dokument erstellen zumeist bereits vorausgewählt. (Falls das nicht der Fall ist und “Dateityp ändern” ausgewählt ist, klicke auf “PDF/XPS-Dokument erstellen”)
5. Klicke auf den Button PDF/XPS-Dokument erstellen.
6. Prüfe die Einstellungen für den PDF-Export und klicke auf Veröffentlichen.

PDF-Datei erstellen – Einstellungen und Optionen

Vor dem Speichern bzw. Veröffentlichen einer PDF-Datei können noch verschiedene Einstellungen vorgenommen werden. Diese findest du im Word-Dialog Als PDF oder XPS veröffentlichen, wenn du ein PDF-Dokument in Word erstellst.

Wie beim Speichern üblich, kannst du in diesem Dialog-Fenster Speicherort und Dateinamen für dein PDF-Dokument festlegen. Standardmäßig wird als Dateiname der Name vorgeschlagen, unter welchem das Word-Dokument gespeichert ist. Ist das Word-Dokument noch nicht gespeichert, werden die ersten Worte aus dem Dokument selbst als Dateiname hergenommen.

Mit einem Häkchen bei Datei nach dem Veröffentlichen öffnen legst du fest, dass das PDF-Dokument dir direkt nach seiner Erstellung angezeigt wird und du einen ersten Blick auf das Ergebnis werfen kannst. Wenn du das nicht willst, lässt du das Häkchen an dieser Stelle einfach weg.

PDF aus Word ohne Qualitätsverlust exportieren

Um die Dateigröße zu optimieren, bietet Word zwei Optionen. Unter Optimieren für kannst du wählen zwischen Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken) und Minimale Größe (Onlineveröffentlichung).

Die beiden Optionen sagen auch schon aus, wofür sie geeignet sind.

Die Option Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken) solltest du in jedem Fall wählen, wenn die erstellte PDF-Datei ausgedruckt werden soll. Die Einstellung sorgt dafür, dass z.B. Bilder im PDF-Format in einer ausreichend hohen Auflösung zur Verfügung stehen und nicht verpixelt werden. Würdest du ein PDF-Dokument in minimaler Größe generieren und dieses drucken, könnte es passieren, dass Bilder verpixelt dargestellt werden oder Texte nicht gut lesbar sind.

Die Option Minimale Größe (Onlineveröffentlichung) ist dann ideal, wenn die Datei nicht für den Druck bestimmt ist. Für die Ausgabe auf dem Bildschirm reicht diese völlig aus. Hinzu kommt, dass die Dateigröße bei dieser Option verringert wird. Für die digitale Abgabe deiner Bachelorarbeit oder Masterarbeit (z.B. per E-Mail oder Online-Upload) ist diese Variante optimal.

PDF mit Inhaltsverzeichnis erstellen

In einer PDF-Datei können Inhalte miteinander verlinkt sein. So besteht z.B. die Möglichkeit, ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, von dem aus man per Klick zu den entsprechenden Inhalten des Dokuments navigieren kann.

Diese Navigation wird in der PDF-Datei beim Export aus Word automatisch erstellt, wenn das Inhaltsverzeichnis korrekt angelegt wurde. Wie du ein Inhaltsverzeichnis in Word anlegst, erfährst du hier.

Auch andere Text-Elemente weisen eine Verlinkung untereinander auf, wenn sie in Word korrekt angelegt wurden. Dazu zählen unter anderem:

• Fußnoten
• Quellenangaben und das Literaturverzeichnis
• Abbildungen und das Abbildungsverzeichnis
• Tabellen und das Tabellenverzeichnis

PDF aus Word ohne Kommentare exportieren

Word-Dateien können mit Kommentaren und Markups versehen werden. Wenn du nicht willst, dass diese im exportierten PDF-Dokument auftauchen, gehe wie folgt vor:

1. Öffne das Word-Dokument in Word.
2. Klicke im oberen Menüband auf Datei.
3. Klicke im sich öffnenden Fenster im linken Menü auf Exportieren.
4. Klicke auf den Button PDF/XPS-Dokument erstellen.
5. Klicke im sich öffnenden Pop-up auf Optionen.
6. Wähle in den Optionen ist unter Was veröffentlichen den Punkt Dokument aus (meist ist hier “Dokument mit Markups” vorausgewählt) und klicke auf OK.
7. Prüfe noch einmal die Einstellungen für den PDF-Export und klicke auf Veröffentlichen.

Die so exportierte PDF-Datei enthält keine Kommentare, Änderungs-Markups und auch keinen grauen Rand.

Mehrere Word-Dokumente in einer PDF zusammenführen

Wenn du mehrere Word-Dokumente in einer PDF-Datei zusammenführen möchtest, benötigst du eine PDF Converter Software. Adobe Acrobat DC ist wohl die bekannteste Software zum Erstellen und Bearbeiten von PDF-Dateien und bietet unter anderem auch die Möglichkeit, mehrere Dokumente zu einem zusammenzuführen. Weiter unten in diesem Beitrag stelle ich dir einige weitere PDF Converter Programme vor.

Word selbst bietet aktuell keine Funktion, um eine PDF aus mehreren Dokumenten zu erstellen.

Wenn möglich sollten jedoch alle Inhalte bereits vor dem PDF-Export in einem Word-Dokument zusammengefasst sein. Auf diese Weise kannst du einfach sicherstellen, dass alle Inhalte gleich formatiert sind und alle Verlinkungen ordnungsgemäß funktionieren.

Typische Fehler beim Export von PDF-Dateien aus Word

Der Export von PDF aus Word läuft leider nicht immer glatt. Nachfolgend findest du typische Fehler und wie du diese lösen kannst.

PDF aus Word exportieren: Formatierungfehler vermeiden

Beim Export von PDF aus Word-Dateien kann es zu Formatierungsfehlern kommen. Die Inhalte im PDF-Dokument sehen dann anders aus als in der Word-Vorlage und sind im schlimmsten Fall verschoben und durcheinander.

Hier ein paar Tipps, mit denen du Formatierungsfehler vermeiden kannst:

• Bearbeite den Word-Dokument am besten immer am gleichen Computer. Word-Dokumente werden manchmal anders angezeigt, wenn Sie auf einem anderen Rechner geöffnet werden. Entsprechend weicht das Ergebnis des PDF-Exports dann ebenfalls ab.
• Exportiere die PDF-Datei mit Hilfe der Word-eigenen Export-Funktion anstelle von externer Software.
• Falls du ein externes Programm für die Erstellung des PDF-Dokuments verwendest, hilft es manchmal, dieses zu deinstallieren und neu zu installieren.
• Sind vor allem Abbildungen, Diagramme oder Tabellen betroffen, kann es helfen die Position in der Word-Datei mit “Mit Text in Zeile” zu formatieren.
• Arbeite bei größeren Abständen in der Word-Datei nie mit mehreren Leerzeichen, sondern verwende je nach Anwendungsfall Tabulatoren, Einzüge und Abstände.

PDF aus Word exportieren: Textmarke nicht definiert

In der fertigen PDF findet sich manchmal der Hinweis, dass eine Textmarke nicht definiert ist. Diese Fehlermeldung entsteht dann, wenn du Querverweise in Word angelegt hast, zu denen die Verweisquelle nicht gefunden werden konnte.

Wenn zum Beispiel ein Inhaltsverzeichnis in Word auf eine Überschrift verweist, die im Dokument nicht mehr existiert, kann es zu dieser Fehlermeldung kommen. Das passiert beispielsweise dann, wenn du Überschriften im Text geändert aber das Inhaltsverzeichnis nicht aktualisiert hast.

Die Lösung besteht ganz einfach darin, den entsprechenden Querverweis in Word zu korrigieren und die PDF erneut zu exportieren.

PDF aus Word exportieren: falsche Seitenränder

Die Seitenränder deiner PDF-Datei sehen anders aus, als die Seitenränder im ursprünglichen Word-Dokument? Häufig können Einstellungen über die Seitenränder beim Export separat vorgenommen werden. Prüfe, ob solche Voreinstellungen gemacht wurden und korrigiere diese gegebenenfalls.

PDF aus Word exportieren: Schlechte Bildqualität

Die Ursache für schlechte Bildqualität ist in der Regel in den Einstellungen beim PDF-Export oder direkt in Word zu finden.

Beim Exportieren einer PDF aus Word können Einstellungen zur Optimierung der Dateigröße vorgenommen werden. Wird dabei die eine sehr kleine Dateigröße ausgewählt, wird in der Regel die Auflösung der Bilder verringert. Das kann dazu führen, dass die Bilder auf dem Bildschirm, spätestens aber beim Druck, unscharf wirken.

Word komprimiert beim Speichern die im Dokument enthaltenen Bilder automatisch. So kann es passieren, dass ein Bild nach dem Einfügen in Word eine schlechtere Bildqualität hat als das Original. Das automatische Komprimieren der Bilder in Word kannst du wie nachfolgend beschrieben unterbinden:

1. Öffne den Speichern-Dialog in Word, dem du im oberen Menüband auf Datei und dann im sich öffnenden Fenster im linken Menü auf Speichern oder Speichern unter klickst.
2. Klicke im Speichern-Dialog auf das Menü Tools (Dieses findest du unten rechts, neben dem Speichern-Button) und dann auf Bilder komprimieren …
3. Im sich öffnenden Fenster kannst du nun einstellen, ob und wie stark die Bilder komprimiert werden soll. Wenn die Bildqualität nicht verringert werden soll, wähle am besten die Option High Fidelity aus.

Aber Achtung, die Einstellungen sollten schon beim ersten Speichern des Dokuments vorgenommen werden. Die Komprimierung bereits gespeicherter Bilder kann nicht wieder rückgängig gemacht werden. Die Bilder müssen ggf. vor dem Speichern noch einmal neu in das Dokument eingebettet werden.

PDF aus Word exportieren: Tabellen-Linien fehlen

Im Word-Dokument waren die Tabellenlinien noch da und im PDF-Export sind sie nicht mehr zu sehen? Dieses Problem kann mehrere Gründe haben.

• Wenn in deiner PDF-Datei die Tabellenlinien fehlenüberprüfe zunächst, ob du in Word tatsächlich einen Rahmen für die Tabelle definiert hast.
• Binde die Tabelle möglichst direkt in Word ein. Wenn eine Tabelle beispielsweise in einem Textfeld liegt, kann dies zu Anzeigefehlern beim Export von Word nach PDF führen.
• Einige PDF-Converter haben eine Problem mit sehr schmalen Tabellenrahmen und -linien. Überprüfe, ob die Tabellenlinien mindestens 1pt stark sind.

Word in PDF umwandeln mit PDF Converter Software

Um ein Word-Dokument in eine PDF-Datei zu transformieren benötigst du eine entsprechende Sotware. Zwar bietet Microsoft Word von Haus aus die Möglichkeit, ein Word-Dokument in eine PDF-Datei umzuwandeln, es gibt aber auch andere Programme, die das können.

Grundsätzlich ist der in Word integrierte PDF Converter völlig ausreichend für den Export von wissenschaftlichen Arbeiten im Hochschul-Umfeld. Erfahrungsgemäß gibt es mit dem Word-eigenen PDF-Export auch die wenigsten Formatierungsfehler. Noch dazu ist er im Gegensatz zu einigen anderen PDF Programmen kostenlos.

Ein Grund dafür, ein anderes Programm zu nutzen, um eine PDF- aus einer Word-Datei zu erstellen, kann beispielsweise sein, dass Microsoft Word ist nicht auf dem genutzten Computer installiert ist. Auch bieten einige PDF Converter mehr Flexibilität z.B. bei der Bestimmung der Dateigröße und der Bildqualität.

Gängige Word-to-PDF Converter sind zum Beispiel:

• Adobe Acrobat DC ist ein umfangreiches, zahlungspflichtiges Software-Paket von Adobe, welches neben zahlreichen PDF-Bearbeitungs-Möglichkeiten, auch einen Word-to-PDF Converter mitbringt.
• ilovepdf ist kostenlos und bietet die Möglichkeit, deine Datei einfach auf der Website hochzuladen. Die Datei wird dann in ein PDF-Dokument umgewandelt und wieder zum Download zur Verfügung gestellt.
• PDF24 ist ebenfalls kostenlos und bietet genauso wie ilovepdf einen unkomplizierten Online-Service, um deine Word-Datei in ein PDF-Dokument umzuwandeln.